1. Datenschutz auf einen Blick Allgemeine Hinweise Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Diese Erklärung informiert dich transparent darüber, welche Daten beim Besuch unserer Website verarbeitet werden und wofür sie genutzt werden. Verantwortlich für die Datenverarbeitung Verantwortlich für die Datenerfassung und -verarbeitung ist: HEPOtech oHG Vertreten durch die geschäftsführenden Gesellschafter: Max Pommerenig Maik Heyna Geschäftsanschrift: Münsterstr. 5 59065 Hamm Deutschland Kontakt: Telefon: +49 162 3465579 E-Mail: mp@hepotech.de 2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen a) Beim Besuch der Website (Server-Log-Daten) Beim Aufruf unserer Website übermittelt dein Browser automatisch Daten an unseren Webserver. Diese werden in sogenannten Server-Logfiles temporär gespeichert: IP-Adresse (gekürzt oder anonymisiert, soweit technisch möglich) Datum und Uhrzeit des Zugriffs Angefragte URL und Name der abgerufenen Datei Referrer-URL (zuvor besuchte Website, falls übermittelt) Browsertyp, Browserversion und Spracheinstellung Betriebssystem des Endgeräts Zugriffsstatus / HTTP-Statuscode Zweck der Verarbeitung: Sicherstellung der Funktionsfähigkeit, IT-Sicherheit und Fehleranalyse. Eine Personenidentifizierung erfolgt hierdurch nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). b) Kontaktformular, Buchungs- und Serviceanfragen Wenn du uns über Web-Formulare, Online-Buchungssysteme oder per E-Mail/Telefon kontaktierst, verarbeiten wir folgende Angaben: Vor- und Nachname E-Mail-Adresse Telefonnummer (optional) Unternehmensname (sofern angegeben) Nachrichteninhalt / Anliegen Zweck: Bearbeitung der Anfrage, Angebotserstellung und mögliche spätere Vertragserfüllung. Rechtsgrundlage: Vorvertrag / Vertrag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Freiwillige Angaben: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Bearbeitung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten. c) Cookies & Einwilligungsverwaltung Unsere Website verwendet Cookies. Diese werden über ein Consent-Banner verwaltet. Es erfolgt eine Unterscheidung zwischen: Notwendigen Cookies (z. B. für Funktionen, Sicherheit, Consent-Speicherung) Statistik- und Analyse-Cookies (nur wenn aktiv genutzt und eingewilligt wurde) Marketing-Cookies (nur bei ausdrücklicher Einwilligung) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), §25 TTDSG. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über das Banner oder Browser-Einstellungen anpassen oder widerrufen. d) Analyse-Tools & Tracking Änderung! Der vorherige Text enthielt Google-Analytics-Platzhalter ohne klare Bedingung. Neu eingefügt: Analyse-Hinweis ohne Anbieter-Spekulation + Löschhinweis. Aktuell verwenden wir keine aktiven Analyse- oder Tracking-Tools, die personenbezogene Daten an externe Anbieter senden, sofern du nicht explizit über unser Consent-Banner in die Nutzung eines konkreten Tools eingewilligt hast. Sollte zukünftig ein Tracking-Dienst aktiviert werden (z. B. Matomo, Plausible oder Google-Analytics), erfolgt dies erst nach ausdrücklicher Einwilligung und mit separatem Datenschutzhinweis direkt auf dieser Seite. e) Terminbuchung (z. B. Calendly) Für die Online-Terminbuchung nutzen wir Calendly LLC (USA). Verarbeitete Daten bei Buchung: Name E-Mail Telefonnummer (falls angegeben) Termin-Meta-Daten (Uhrzeit/Datum/Zeit-Zone) Nachrichteninhalt im Buchungsformular (optional) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vorvertrag/Vertrag). Hinweis zu internationalem Datentransfer + Standardvertragsklauseln. Da es sich um einen US-Dienst handelt, erfolgt die Datenübertragung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCC). Ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung wurde abgeschlossen. Alternativ ist die Terminvereinbarung jederzeit per Telefon oder E-Mail möglich. f) Cloud- und SaaS-Dienste, Kommunikationskanäle Es können im Geschäftsprozess weitere Dienste genutzt werden (z. B. CRM-Systeme, Kundenportale, Automatisierungs-Tools), jedoch nur zur Vertragserfüllung oder bei Einwilligung des Nutzers. Mögliche Nutzungskategorien: CRM/Backoffice (z. B. Airtable, Lexoffice, Zoho, n8n, n8n Webhooks) Support-Kommunikation (z. B. WhatsApp Business, E-Mail, Kunden-Portale) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung) oder lit. a (Einwilligung). Es erfolgt keine Datenweitergabe an Dritte ohne Rechtsgrundlage. 3. Weitergabe & Empfänger von Daten Daten werden nur weitergegeben, wenn: es zur Vertragserfüllung nötig ist (z. B. Termin, Rechnung, Portalzugang) du eingewilligt hast gesetzliche Pflichten bestehen (z. B. Finanzamt, Behörden auf Meldung durch Gewerbeamt) Es erfolgt kein Verkauf oder unautorisierte Weitergabe von Daten. 4. Speicherdauer Wir speichern Daten: Anfrage-Daten: bis zur Bearbeitung + 12 Monate falls kein Vertrag entsteht Vertrags- und Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrung) Technische Log-Daten: max. 14 Tage, außer bei Sicherheitsvorfall 5. Deine Datenschutz-Rechte Du hast jederzeit das Recht auf: Auskunft (Art. 15 DSGVO) Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Löschung (Art. 17 DSGVO)* Einschränkung (Art. 18 DSGVO) Datentransfer (Art. 20 DSGVO, wenn technisch möglich) Widerruf der Einwilligung (Art. 7 DSGVO) *soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Kontakt hierfür: mp@hepotech.de Beschwerderecht: Du kannst dich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde NRW melden, wenn du eine Verletzung vermutest. 6. Datensicherheit Verschlüsselung per SSL (HTTPS) Zugriffsschutz, Passwortmanagement, Rechteverwaltung Regelmäßige Sicherheitsüberprüfung unserer Systeme 7. Aktualisierung der Erklärung Wir behalten uns inhaltliche Updates vor, wenn sich unsere Dienste oder rechtliche Vorgaben ändern. Die aktuelle Fassung ist immer auf dieser Website abrufbar. 8. Hinweis für Minderjährige Unsere Dienste richten sich an Unternehmen. Personen unter 16 Jahren dürfen keine eigenständigen Einwilligungen im Cookie-Banner abgeben. Falls versehentlich Daten erhoben wurden, werden diese umgehend gelöscht.